Hoe maak ik een project?

Op de volgende locatie kunt u een project aanmaken:

CuBus > Projecten > Projecten > Tabblad ‘Alle projecten’. Een project is opgebouwd uit de volgende stappen:

• Project
  • Projectstappen
• Projectacties
  • Taken

Voorbeeld:

U maakt een project met als naam: Bouw schuur.

Dan heeft dat project een aantal (project)stappen.

Zoals fundering, muren, dak enz.

Onder fundering valt bijvoorbeeld grondwerk (er moet een kuil komen waar de fundering in kan komen.) Dat grondwerk noemen wij een projectactie.

Om dat grondwerk uit te voeren moet er een bedrijf worden ingeschakeld door iemand.

Eventueel moet er een begroting worden gemaakt.

Dit zijn dan de taken.

Project

U maakt een nieuw project door op de knop ‘Nieuw project’ te klikken. Er opent een venster met als titel ‘Nieuw project’.

Hier maakt u de volgende handelingen.

• Allereerst selecteert u een relatie. Dit is de relatie waar het project aan gekoppeld gaat worden.
• Vervolgens geeft u het project een naam en een status. Bij de statussen kunt u kiezen uit de volgende:
  • Intern
    • Potentieel
  • Actief
    • Gesloten
• Hierna kiest u of het een supportproject is.
  • Vervolgens kunt het project een beschrijving geven.
• U kunt daarna een project manager en een commercieel manager kiezen.
  • Eventueel kunt u ook een interne notitie maken.

Vervolgens klikt u op de knop ‘Volgende’.

U ziet nu een menu genaamd ‘Projectdetails’

Hier vindt u de volgende instellingen: (van links naar rechts, van boven naar beneden.)

Nummer: Deze staat al ingevuld naar de gegevens van het vorige venster

Relatie: Deze staat al ingevuld naar de gegevens van het vorige venster Naam: Deze staat al ingevuld naar de gegevens van het vorige venster

Extra relatie: Status:

Kostenplaats: Offerte status:

Supportproject: Afwezigheidsproject:

Grootboeknummer voor uren en km:

Beschrijving: Projectmanager: Contractstartdatum: Commercieel manager: Einddatum:

Notitie:

Hier kunt u eventueel een extra relatie invoeren.

Deze staat al ingevuld naar de gegevens van het vorige venster

Wanneer u gebruik maakt van een financiële integratie kunt u hier de kostenplaats invoeren.

Selecteer de offerte status:

• Maken
• Verstuurd
• Getekend

Deze staat al ingevuld naar de gegevens van het vorige venster

Als u deze optie aan vinkt kunt u afwezigheidsuren schrijven op een project.

De uren worden op jaarbasis berekent, en ook jaarlijks verrekent.

Wanneer u een financiële integratie gebruikt, kunt u hier een grootboeknummer invoeren.

Deze staat al ingevuld naar de gegevens van het vorige venster Deze staat al ingevuld naar de gegevens van het vorige venster Deze staat al ingevuld naar de gegevens van het vorige venster Deze staat al ingevuld naar de gegevens van het vorige venster Deze staat al ingevuld naar de gegevens van het vorige venster Deze staat al ingevuld naar de gegevens van het vorige venster

Wanner u deze instellingen heeft ingesteld, kunt u door naar het volgende tabblad;

Projectstappen

Wanneer u een project heeft gemaakt op het tabblad ‘Algemeen’, stelt u vervolgens projectstappen in. Dit doet u door naar het tabblad ‘Projectstappen’ te gaan in een project.

Hier ziet u de groen knop ‘Nieuw’.

Wanneer u op de knop klikt opent het projectstap menu.

Hier vindt u de volgende instellingen:

Naam: De naam van deze stap.

Project: Het project, dit staat ingevuld.

Nummer: Het nummer van deze stap

Het percentage dat deze stap gereed is. Percentage gereed:

Dit wordt automatisch berekend. Kostenberekening: U kunt hier kiezen uit vast of werkelijke kosten Begroting diensten:

Totaal van stappen: Is de begroting een totaal van alle stappen? Contract startdatum: Wanneer is het contract gestart?

Einddatum: Wanneer zal het contract eindigen?

Is deze stap facturabel?

• Factureerbaar

Facturabel:

• Niet factureerbaar
• Vooruit gefactureerd

Marge berekenen:

Uren inschatting:

Uren bedrag:

Handmatig overschrijven: Tijdschrijven toegestaan: Beschrijving:

Details:

Standaard dienst:

Soort: Product:

Serienummer:

Tabblad ‘Projectacties’: Tabblad ‘Inkoopfacturen’:

Tabblad ‘Documenten’:

Wilt u een marge berekenen? De wordt automatisch berekent, tenzij u handmatig overschrijven op ‘Ja’ zet. Totaal aantal uren van de stap.

Wanneer u hier ‘Ja’ selecteert kunt u de uren inschatting handmatig invullen Is het toegestaan om uren te registreren op deze stap?

Geef deze stap een beschrijving.

Eventuele specifiek details van deze stap

Heeft u een standaard dienst die uitgevoerd wordt in deze

Wat voor soort dienst is het?

• Uitbesteed werk
• Organisatiekosten
• Freelance

Wordt er een specifiek product geleverd met deze stap? Selecteer deze dan hier.

Geef eventueel een serienummer op.

Hier kunt u nieuwe projectactie toevoegen.

Eventueel kunt bestaande inkoopfacturen koppelen aan deze stap. U kunt ook andere documenten koppelen aan deze stap.

Denk bijvoorbeeld aan een offerte o.i.d.

Projectacties

Vervolgens kunt u binnen in de projectstap ervoor kiezen om projectacties te maken. Dit doet u onderaan in het tabblad ‘Projectacties’.

Wanneer u hier op de knop ‘Nieuw’ klikt opent een menu waar u de volgende instellingen vindt.

Project Hier ziet u de bijbehorende projectnaam.

Hier ziet u de bijbehorende projectstap, u kunt dit eventueel ook nog Projectstap

aanpassen.

Nummer Hier kunt het nummer instellen van de projectactie.

Soort Hier ziet u het soort projectstap staan

Medewerker U kunt hier een medewerker instellen die deze actie moet uitvoeren. Naam Hier geeft u de projectactie een naam.

Beschrijving Hier geeft u de actie een korte omschrijving

Beschrijving uitgebreid Hier geeft u de actie een uitgebreide omschrijving.

Hier kunt u kiezen wat voor soort actie dit is.

• Diensten en uren

Soort actie

• Uren
• Diensten

U kunt kiezen of deze actie facturabel is:

• Factureerbaar

Facturabel

• Niet factureerbaar
• Vooruit gefactureerd

Factuur ontvangen Ja of nee?

Offerte bedrag Geef hier het offerte bedrag op in het door u gekozen valuta Selecteer basisdienst\* Selecteer hier de dienst.

Naam\* Hier ziet u de naam van de dienst

Verkoopprijs per stuk\* Geef aan wat de verkoopprijs per dienst is.

Aantal\* Geef het aantal aan.

Netto\* Hier wordt de nettoprijs berekent.

Btw\* Geef aan welke btw percentage er berekent moet worden.

Totaal\* Hier wordt de totaal prijs van deze dienst berekent. Kosten per stuk\* Geef de kosten per dienst aan.

Kosten totaal\* Hier komt het totaal aan kosten te staan.

Aantal uren\** Geef het aantal uren aan die nodig zijn om deze actie te voltooien. Totaal bedrag uren\** Geef het totaalbedrag die de uren kosten.

Uitvoerende\** Geef aan wie deze actie moet voltooien

Hier staat uw naam ingevuld.

Toegewezen door\** Als u dit wilt veranderen kan dit door een naam te selecteren uit het drop

down menu wat zichtbaar wordt op het moment dat u hierop klikt. Persoonlijke aantekeningen\** Geef hier eventuele extra aantekeningen weer.

Hier kunt u een status toewijzen:

• Open
• Beoordelen
• Begroten
• Wacht
• Ingepland

Status\**

• Wordt uitgevoerd
• Review
• Testen
• Voltooid
• Beschikbaar
• Gesloten

Deadlinedatum\** Geef de deadlinedatum aan.

Inkoopfacturen Hier kunt u eventueel inkoopfacturen koppelen aan deze actie.

*: Deze instellingen ziet u alleen wanneer u bij ‘soort actie’ gekozen heeft voor ‘Diensten en uren’ of

‘Diensten’

**: Deze instellingen ziet u alleen wanneer u bij ‘soort actie’ gekozen heeft voor ‘Diensten en uren’ of ‘Uren’